Маринэ Восканян Удобство безбумажных технологий, на первый взгляд, очевидно. Но главное преимущество систем электронного документооборота не столько в экономии времени и расходных материалов, сколько в новой более четкой организации бизнес-процессов компании. Документооборот прежде всего связан с построением единой информационной среды компании. Единство в данном случае означает как возможность оперативной работы в системе всех сотрудников, так и единую базу документов. Иначе говоря - построить библиотеку электронных документов, чтобы там и только там! Если у сотрудников есть возможность увидеть, что делали их предшественники, проанализировать, почему они это делали именно так и что делают другие функциональные подразделения при общении с тем же заказчиком, например , - именно эта возможность выстраивает корпоративную культуру и упрочняет корпоративные коммуникации. Система электронного документооборота СЭД позволяет работать с документами оперативно, несмотря на то что центр принятия решений и исполнителей могут разделять тысячи километров.

Делопроизводство и документооборот в компании

В зависимости от потребностей компания может внедрить простые системы такие как или либо более сложные и дорогостоящие 1С, , и др. Деятельность компании связана с оформлением большого количества документов — договоров, счетов-фактур, платежек и др. В каждой инстанции документ должен быть проверен, заверен и отправлен далее.

К сожалению, человеку свойственно ошибаться, опаздывать, терять бумаги, менять место работы, и время, отведенное на прохождение всех ступеней, затягивается. По моему опыту, проблемы с потерей и задержкой документации бывают в любой компании, будь то производственное или торговое предприятие, холдинг или небольшая фирма. Вопрос лишь в том, как часто возникают такого рода проблемы и к каким последствиям они приводят.

и управления бизнес-процессами, Gold-партнер компании Docsvision. промышленных, строительных предприятий, организаций финансового и СЭД: формальная процедура или новые возможности развития бизнеса .

Часто электронный документооборот на предприятиях подразумевает перемещение документов между исполнителями, выполнение связанного с ними плана необходимых работ, процедуру согласования и отчетность по выполненным задачам. Таким образом организуется несколько потоков движения информации: На каждый полученный документ оформляется электронная карточка. Отображаемые в ней данные обеспечивают удобство отбора, а так же поиска по заданным критериям, как при работе с бумажными архивами.

В ней указываются регистрационный номер, дата создания и регистрации, направление: К карточке также могут быть прикреплены необходимые файлы. Когда процессом подготовки документов занимаются большое количество человек, это занимает больше времени. Система электронного документооборота значительно сокращает время на передачу документа между сотрудниками и позволяет сохранять промежуточные версии, чтобы при необходимости можно было восстановить ход подготовки.

Система электронного документооборота - это автоматизированная многопользовательская система, позволяющая организовать работу с электронными документами. Главное назначение СЭД - это организация хранения электронных документов, а также работа с ними. Система электронного документооборота просто необходима в следующих случаях: В любой компании скапливается большое количество нормативно-справочной информации, которая постоянно обновляется.

В России -системы появились только в конце прошлого века и первоначально использовались исключительно крупными компаниями, но на сегодняшний день их внедрение производится на предприятиях любого масштаба. После внедрения -системы компания может отказаться от использования многочисленных разрозненных программ для работы с финансами, складом, офисом, логистикой. Это, в свою очередь, позволит бизнесу существенно сократить затраты на -поддержку.

Отсутствие внятного менеджмента строительного процесса, связанного с и собственников бизнеса, являющихся заказчиками строительства, не обладают Тендерные/закупочные процедуры, формализующие подход к полномочий между топ-менеджментом компаний строительной.

В рамках проекта особенное внимание было уделено автоматизации юридического подразделения компании, были автоматизированы процессы согласования и контроля исполнения заявок на составление договоров и работа с договорами после их утверждения. Кроме этого, реализованы процедуры регистрации входящих документов и создан электронный архив проектной документации. Система эксплуатируется с октября года. Москва, 18 мая г. В течение месяца были разработаны и согласованы проектные документы, после чего система была развернута на 25 рабочих местах делопроизводителей, выполняющих функции канцелярии, и всех сотрудников, участвующих в работе с договорами, включая руководство компании.

В рамках проекта автоматизированы следующие бизнес-процедуры: В октябре года система была принята в промышленную эксплуатацию. Позднее был создан электронный архив документов, связанных с ведением проектов строительства различных объектов в Московской области. В настоящее время ведется работа по оцифровке и загрузке в электронный архив бумажных документов, накопленных до внедрения системы .

Основные направления деятельности - дистрибуция, системная интеграция, обучение специалистов в области ИТ. Спектр предложений охватывает все направления информационно-технологических услуг - от консалтинга и реинжиниринга бизнес-процессов организации-заказчика до поставки программно-аппаратных средств и обучения специалистов.

Как запустить электронный документооборот между организациями

Документ является основанием для оприходования товаров. Первая часть накладной состоит из товарного раздела, который служит для списания товаров у грузоотправителей и их оприходования у грузополучателей. Вторая часть, транспортная, служит для учета проведенной транспортной работы и расчетов за услуги транспортировки товаров. Приходный складской ордер Оформляется для учета материалов, товаров, которые поступают на склад от поставщиков, выписывается на все количество ТМЦ фактически поступивших в определенный день.

Может быть выписан только на основании другого документа, к примеру, накладной. Акт о приемке материалов Оформляется при поступлении ТМЦ от поставщиков не в полном объеме или без сопроводительных документов, либо в тех случаях, когда в документации заявлено определенное качество и количество товаров, а фактически доставлено — другое, то есть, имеются расхождения.

Генеральный директор компании «Business Set» Документооборот — движение документов в организации с момента их создания или одной из которых как раз является процедура управления документацией предприятия. Сметные;; Согласования;; Экспертиза;; Строительные;; Исполнительные.

Финансовая и отчетная документация бухгалтерии. Переписка с государственными органами и негосударственными структурами по вопросам деятельности ТОО. Документы по договорной работе: Документы по планированию производственно-хозяйственной деятельности: Документы проверок деятельности ТОО государственными надзорными и контрольными органами и переписка по этим вопросам.

Справочно - информационные документы. Приведенная систематизация документов безусловно, она в каждом отдельном случае может быть скорректирована учетом особенностей уставной деятельности ТОО должна быть оформлена приказом руководителя ТОО виде номенклатуры дел с присвоением каждому из них учетного индексационного номера и указанием конкретных лиц, ответственных за их правильное ведение. При формировании номенклатуры дел руководителю ТОО необходимо учитывать, что она должна отвечать следующим требованиям: Как правило, первые номера присваиваются номенклатурным делам, содержащим учредительные и правоустанавливающие документы, и далее в соответствии с их классификацией; - на каждом номенклатурном деле указывается срок хранения и лицо, ответственное за его ведение и сохранность.

Номенклатурные дела с даты их заведения и до передачи в архив или уничтожения хранятся в структурных подразделениях ТОО у исполнителей ответственных лиц или в канцелярии. Изымать и выдавать документы из дел постоянного хранения не разрешается. Такое изъятие может быть произведено только по требованию судебных и следственных органов. При этом в деле должны остаться их заверенные копии и акт о причинах изъятия.

Вынос номенклатурных дел из здания ТОО разрешается только первым руководителем в исключительных случаях.

Ваш -адрес н.

Автоматизация блока процессов учета командировок позволяет: Автоматизировать процесс планирования и учета служебных командировок сотрудников. Вести консолидированный учет командировок всех сотрудников компании, включая офисы и территориально-распределенные подразделения. Управлять командировками с учетом требований действующего законодательства.

Получать предварительные оценки бюджета на командировку и принимать решения о необходимости в поездке. Сократить время на оформление и согласование документов.

Руководство крупной компании однажды осознало, что процедуры согласования и это один из признаков большого договорного документооборота; оптимизация бизнес-процессов (путем сокращения числа процедур либо Так, у одной строительной компании возникли проблемы, связанные с.

Настоящее положение о документообороте разработано и утверждено для применения в наименование организации далее - Положение и Организация. Положение обязательно к применению всеми подразделениями Организации. За организацию документооборота и контроль исполнения Положения отвечает наименование подразделения далее - Служба делопроизводства. Положение не распространяются на организацию работы с документами, содержащими сведения, составляющие государственную или служебную тайну.

Применение Положения будет способствовать созданию единой методической основы организации и ведения документооборота как части делопроизводства Организации и ее структурных подразделениях. Порядок организации документооборота 2. Прием и первичная обработка поступающих документов; 2. Предварительное рассмотрение документов Службой делопроизводства; 2. Регистрация поступающих документов; 2.

Рассмотрение документов руководством Организации и доведение документов до исполнителей; 2. Обработка, исполнение документов, подготовка ответов; 2. Сокращение количества документов и копий на бумаге, по возможности замена их электронными; 2. Регистрация отправляемых документов; 2. Разработка, оформление и регистрация внутренних документов; 2.

Публикации

Технология работы с системами документации Отнесение различных видов документов к системам документации — важный подготовительный этап при построении процессов делопроизводства и документооборота. Организация работы с различными системами документации основана на методах унификации, которая включает приведение множества видов документов к оптимальному минимуму унификация видов документов и установление типовой композиции текстов документов унификация структуры текстов. Унификация — это наиболее эффективный метод устранения неоправданного многообразия документных форм и сокращения избыточной информации в документах.

Современная система электронного документооборота - СЭД ТЕЗИС.

Информационно-аналитический бюллетень Оптимизация договорных процессов в организации Руководство крупной компании однажды осознало, что процедуры согласования и заключения договоров в ней весьма сложны и крайне затянуты во времени, что вынуждает ее контрагентов в конечном счете искать других партнеров. Чтобы усовершенствовать данные процессы, оно решило пригласить консультантов. В результате процедура согласования договора на оказание консультационных услуг по этой теме длится уже полгода.

Действительно, проблемы с договорными процессами имеются во многих компаниях. Если классифицировать подобные ситуации, то все они относятся к следующим типам: Однако, если количество документов по сделке небольшое, не обязательно сразу же устанавливать систему электронного документооборота. Совершенствовать договорные процессы необходимо в случаях, если:

Настройка шаблона бизнес-процесса в 1С Документооборот